Datenschutz

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung bei Ospidea Hotel Management GmbH (nachfolgen „wir“ oder „uns“) gemäß Art. 13 EU-Daten- schutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. Art. 14 DSGVO, soweit keine Direkterhebung erfolgt, und über Ihre diesbezüglichen Rechte.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und wie erreiche ich den Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung ist:

Ospidea Hotel Management GmbH 

Murnaustraße 12

65189 Wiesbaden

E-Mail-Adresse: info@ospidea.com

Vertreten durch die Geschäftsführer Gerhard Burkhardt, Soner Berke. 

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unseren externen Datenschutzbeauftragten unter:

Tengelmann Audit GmbH Datenschutzbeauftragter

An der Pönt 45

40885 Ratingen

E-Mail-Adresse: datenschutz@t-audit.de

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens können folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet werden:

1. Bewerberstammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum)

2. Qualifikationsdaten (z.B. Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikationen und Kompetenzen)

3. freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen

4. von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzinformationen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft, Belehrungsbescheinigung des Gesundheitsamtes nach IfSG, Führungszeugnis)

5. die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses über Sie im Hinblick auf eine mögliche Einstellung bei uns verfasst werden

6. sonstige Daten/Datenkategorien, z.B. öffentlich zugängliche, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil in beruflichen Social Media Netzwerken wie XING oder LinkedIn

7. Bankdaten (zur Erstattung von Reisekosten)

8. besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO darstellen (z.B. Angaben zu Ihrer Gesundheit (z.B. Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft), Informationen, aus denen sich Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion ableiten lässt), werden wir auch diese Daten nur im gesetzlich zulässigen Rahmen verarbeiten.

Ihre personenbezogenen Daten werden zum einen im Rahmen des gesamten Bewerbungsprozesses direkt von Ihnen erhoben, beginnend mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung an uns bis hin zu telefonischen und/oder persönlichen Vorstellungsgesprächen sowie sonstiger Kommunikation mit Ihnen. Zum anderen können wir auch personenbezogene Daten verarbeiten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) oder von spezialisierten Dienstleistern (z.B. Arbeitsvermittler, Personalberater) erhalten haben.

Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet sind, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens durch uns erforderlich. Dies bedeutet, dass wir das Bewerbungsverfahren unter Umständen nicht durchführen können, wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht oder nicht vollständig zur Verfügung stellen.

3. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich zum Zwecke der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, d.h. zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung richten sich u.a. nach der zu besetzenden Stelle. Ist die von Ihnen angestrebte Tätigkeit mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, mit erhöhter Personal- und/oder Finanz-Verantwortung oder mit bestimmten körperlichen und gesundheitlichen Anforderungen verbunden, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. S. 1 lit. b DSGVO sowie § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Dabei ist nicht ausgeschlossen, dass die Verarbeitungstätigkeiten der Erfüllung von Pflichten aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) dienen können. Wenn Sie für ein Bewerbungsgespräch bei uns anreisen, erstatten wir Ihre Reisekosten auf Basis des kostengünstigsten Tarifs der öffentlichen Verkehrsmittel. Hierzu verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Kontaktdaten (Adresse, E-Mail), Identifikationsdaten (Name) und Finanzdaten (Bankdaten). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Reisekostenerstattung und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Darüber hinaus können wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 26 Abs. 2 BDSG verarbeiten. Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Darüber hinaus kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auch auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bzw. § 26 Abs. 3 S. 2 DSGVO beruhen. In diesem Fall haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse liegt beispielsweise vor, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind oder die Verarbeitung der effektiven, effizienten und sicheren sowie arbeitsteiligen Abwicklung des Bewerbungsprozesses dient. Zu diesem Zweck führen wir auch statistische Auswertungen durch, um zu analysieren, wie effektiv unsere Recruiting-Maßnahmen und Prozesse funktionieren. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten haben wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten zu Beweiszwecken.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen und Stellen (z.B. Personalabteilung, zuständige Fachabteilung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen. Darüber hinaus können Dritte, wie z.B. Kommunikations- und IT-Dienstleister, deren IT-Systeme uns bei der Bearbeitung von Bewerbungen unterstützen und eine effektive, effiziente und sichere Bearbeitung ermöglichen, im für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang Daten von Ihnen erhalten. Bei der Beauftragung Dritter stellen wir sicher, dass diese angemessenen Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten.

So werden Bewerberdaten zum Beispiel durch den Anbieter des von uns genutzten Bewerberportals, der rexx systems GmbH aus Hamburg, in unserem Auftrag verarbeitet, da dieser unser Bewerberportal hostet und administriert.

Unser Ziel ist es, eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) zu vermeiden, da in Drittstaaten andere gesetzliche Datenschutzbestimmungen gelten und daher das gesetzlich geforderte Datenschutzniveau niedriger sein kann als in der Europäischen Union. Sollte es bei einzelnen Verarbeitungstätigkeiten dennoch zu einer sog. Drittstaatenübermittlung kommen (z.B. technisch bedingt bei IT-Dienstleistungen durch die Übermittlung von IP-Adressen), halten wir die Übermittlung so restriktiv wie möglich und ergreifen geeignete Maßnahmen, damit die datenschutz-rechtlichen Zulässigkeitsvoraussetzungen (Art. 44 ff. DSGVO) erfüllt werden.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir die Daten darüber hinaus speichern, soweit dies zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist. In der Regel werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Für statistische Zwecke werden reduzierte Daten (Rumpfdaten) für 36 Monate gespeichert. Reduzierte Daten sind: Anrede, Vorname (zur Doubletten Erkennung), Geburtsdatum (zur Doubletten Erkennung), Eingangsart der Bewerbung und die Information, wie Sie uns gefunden haben, sowie die Stelle, auf die Sie sich beworben haben.

Im Falle einer Zusage behalten wir uns vor, Ihre Bewerbung auch länger zu speichern, soweit dies für die Vorbereitung und Durchführung des anschließenden Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und zulässig ist.

Wenn wir Ihnen nicht die gewünschte Stelle anbieten können, können wir Sie mit Ihrer Einwilligung in unseren Talentpool aufnehmen, um Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können. In diesem Fall speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 24 weitere Monate. Längere Speicherfristen als die oben genannten können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung dieser Zwecke erforderlich und zulässig ist.

6. Welche Datenschutzrechte können Sie geltend machen?

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie die weiteren Angaben gemäß Art. 15 Abs. 1 lit. a bis h DSGVO. Darüber hinaus haben Sie gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) dieser Daten. Das Recht auf Löschung kann in den Fällen des Art. 17 Abs. 3 DSGVO eingeschränkt sein (z.B., wenn die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind).

Sie haben das Recht, die Einschränkung (oder auch Sperrung) der Verarbeitung (Art. 18 DSG-VO) Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in den Fällen des Art. 18 Abs. 1 lit. a bis d DSGVO. Wurde die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten - abgesehen von ihrer Speicherung - nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen, sofern Sie uns die Daten selbst bereitgestellt haben, wir diese Daten in einem automatisierten Verfahren verarbeiten und die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen beruht (Art. 20 DSGVO).

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten (einschließlich eines etwaigen Profiling), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personen- bezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten, es sei denn, unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit eine Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, kann die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf wirkt grundsätzlich nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass durch den Widerruf der Einwilligungserklärung die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Ihre Rechte können Sie unter den oben genannten Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle geltend machen.

Bei der Geltendmachung von Betroffenenrechten werden in diesem Zusammenhang auch personenbezogene Daten zur Beantwortung der Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bzw. auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu den Rechten der Betroffenen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu (Art. 77 DSGVO). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

7. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse (einschließlich Profiling) zur Herbeiführung einer Entscheidung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.